Teamsを活用した情報共有に係る注意について

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和５年１０月２６日
各 部 局 の 長 殿
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　名古屋大学情報連携推進本部長
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　武田 一哉

　　　Teamsを活用した情報共有に係る注意について（通知）

　機構で運用しているチャット・Web会議ツールのMicrosoft Teamsについて、各部局等におかれましては教育・研究等にご活用いただいているところと思います。 　Teamsはメールと比較して、より能動的な利用が可能であり、コミュニケーションやコラボレーションを助けるツールとして、教育研究に積極的にご活用ください。 　なお利用にあたっては、要機密性情報の管理の観点から、以下の注意点と運用ルールをご確認いただきますようお願い申し上げます。

１．情報の適切な共有について

　Teamsでは、プライベートとパブリックの2種類のチームを作成できます。パブリックのチームは、機構内で開かれたチームであるため、学生も含め利用されている方であれば誰でもメンバーとして自由に参加可能であると共に、チーム内で保存しているファイル等についてもメンバー以外の方が自由に参照できる仕組みとなっています。 　このため、現時点でいくつかのパブリックチームにおいて、機構内であっても広く共有することが適切でない情報が提供されている例が散見されます。皆様には、情報を共有する際にその内容と共有の範囲を慎重に選定していただくようお願いいたします。

２．チームの公開設定変更について

　現在多くのチームがパブリックの状態で作成されていますが、上記の通り広く共有することが適切ではない情報が意図せず共有されている恐れがあります。 　ついては、１０月３１日（火）１７時をもってすべてのパブリックチームを一旦プライベートチームに設定変更させていただきます。この措置によって教育研究上大きな支障が出る場合に限り、チームをパブリックに再設定いたしますので、該当する場合には、以下のフォームを用い、理由等を記述して申請してください。

申請フォーム：https://forms.office.com/r/jXMmcnW4y2 ※現在、フォームでの受付は終了しています

本件問合せ先：jyoho-1@t.mail.nagoya-u.ac.jp